Leistungsbild_202002

Leistungsbild

Das vorliegende Leistungsbild von baumonitoring.com ist aus den Erfahrungen von unzähligen Projekten entstanden. Es basiert in seiner Struktur auf Empfehlungen und Vorgaben der AHO Schriftenreihe und wurde um erwähnte Aspekte erweitert. Aus der Revisionspraxis sind zudem weitere Vorgaben eingeflossen.

Der Fokus bei der Erstellung lag darauf, dass es übergreifend für die drei wesentlichen Stakeholder im Bereich Monitoring, also Banken, Investoren und Nutzer angewendet werden kann. Dabei muss durch den Ausführenden und seinem Auftraggeber jeweils der Prüfungsschwerpunkt angepasst werden.

Ganz wesentlich ist hierbei auch, dass die Prüfungsmethodik nicht vorgegeben ist. Es empfiehlt sich ein risikoorientierter Prüfungsansatz um konform zu den regulatorischen Vorgaben vorzugehen.

Mit dem vorliegenden Leistungsbild ist dem Monitor und dem Empfänger des Berichtes die Möglichkeit gegeben gleichermaßen einen ausführlichen Bericht als auch ein prüferisches Testat zu erstellen. Insbesondere bei letzterem werden ausführliche und strukturierte Anlagen und Werkzeuge in der Praxis zum Einsatz kommen.

Aus Sicht der Verfasser ist allen Risikomanagementsystemen gleich, dass diese nachvollziehbar und durchgängig aufgebaut sein müssen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich sowohl bei der qualitativen als auch bei der quantitativen Anwendung entsprechende digitale Werkzeuge zu verwenden.

Unabdingbar ist die Unabhängigkeit des Prüfers. Derzeit gibt es keine konkrete Vorgabe, wie diese ausgelegt sein muss, es empfiehlt sich jedoch verwandte und prüfungsnahe Vorgaben zu verwenden. Hier seien die Ethik-Standards der RICS, das HGB in Bezug auf Unabhängigkeit bei Jahresabschlussprüfern oder die BelWertV genannt. Ein transparenter und offener Umgang mit diesem Thema sollte die Voraussetzung jeglicher Handlung auf dem Gebiet des Risikomanagements und BauMonitorings sein.

Abschließend soll an dieser Stelle nochmals klargestellt werden, dass es sich um eine unverbindliche Empfehlung handelt, die gegebenfalls an die Anforderungen an einzelne Projekte angepasst werden muss und keinen Anspruch auf abschließende Vollständigkeit erhebt.

Ihr Baumonitoring – Team

1) Definitionen    

Die Arbeit des BauMonitors endet nicht mit dem Sammeln und Aufschreiben von Informationen. Vielmehr beginnt ein qualifiziertes Risikomanagement an dieser Stelle. Der Monitor legt sich die Informationen dahingehend zurecht, dass er sie entsprechend plausibilisieren, eingehend analysieren und abschließend für den Empfänger der Untersuchung bewerten kann.

“Monitoring and evaluation can help an organization extract relevant information from past and ongoing activities that can be used as the basis for programmatic fine-tuning, reorientation and future planning.”

Vgl. “HANDBOOK ON PLANNING, MONITORING AND EVALUATING FOR DEVELOPMENT RESULTS”

1.1 Plausibilisierung

Vor einer tiefgehenden Analyse der Themenpunkte steht eine übergeordnete Betrachtung von Angaben und Informationen auf Logik und Plausibilität.

1.2 Analyse

Die Analyse der Daten und Informationen erfolgt nach einer festgelegten Methodik. Die Analyse erzeugt eine Quantifizierung und Messbarkeit von den vorhandenen und gesammelten Daten.

1.3 Bewertung

Die Ergebnisse der Analyse werden mit Zielwerten verglichen. Daraus kann eine Abweichung von einem gesetzten Soll oder einem allgemeinen Zielwert erkannt werden und Aussagen zu entsprechenden Risiken getroffen werden.


2) Projektphasen

Um einen zeitlichen Projektbezug herstellen zu können empfiehlt es sich das Projekt in verschiedene Phasen einzuteilen. Dabei ist immer das Projekt und die Perspektive des Auftraggebers mit einzubeziehen und die Gliederung entsprechend anzupassen.

Wichtig dabei ist auch die operative Abgrenzung der Projektphasen von der Abfolge des Monitorings. Letzteres gliedert sich häufig in 4 Bereiche:

  1. Pre-Signing – Red-Flag Bericht
  2. Basisbericht
  3. Regelmäßige Berichte (z.B. Monatlich)
  4. Abschlussbericht

Da das Monitoring nicht zwingend zur Projektinitiierung beginnt, sondern mitunter erst in der Ausführungsphase, variiert die Leistung der o.g. Projektbereiche und damit einhergehend auch das zu betrachtende Risikoprofil des Projektes.

2.1 Projektinitiierung     

Beschreibt die erste Phase in der die Projektidee entsteht. Zumeist wird in dieser Phase mit Benchmarks und Kennzahlen gearbeitet. Oft werden in dieser Phase erste Machbarkeitsstudien erstellt.

2.2 Vorbereitung    

Beschreibt die Konkretisierung des Projektes. Oft wird in dieser Phase der Ankauf von Grundstücken getätigt und ein erster Terminrahmen sowie das Budget erstellt. Die Leistungsphasen der HOAI 1 & 2 werden ausgeführt.

2.3 Planung   

Beschreibt die Phase einer konkretisierten Planung. Die Leistungsphasen der HOAI 3 & 4 werden ausgeführt.

2.4 Ausführung      

Beschreibt die Phase der Beauftragung und baulichen Ausführung. Die Leistungsphasen der HOAI 5 bis 8 werden ausgeführt.

2.5 Commissioning

Insbesondere bei Projekten, in der eine gewerbliche oder industrielle Nutzung der Objekte wesentlich ist, ist die Phase der Inbetriebnahme ganz wesentlich für den geplanten Starttermin der Produktion.

2.6 Abschluss

Beschreibt die Übergabephase des Bauprojektes an den Gebäudebetrieb. Die Leistungsphase der HOAI 9 wird ausgeführt.

2.7 Vermarktung

Die Vermarktung des Objektes ist zeitlich entkoppelt von den anderen Phasen. Sie beginnt mitunter bereits in der Projektinitiierung und endet möglicherweise nach der Fertigstellung des Objektes bei einem Verkauf inkl. eingezogener Mieter.


3) Handlungsfelder

In Anlehnung an die AHO wird die Aufteilung in 5 Handlungsfelder empfohlen. In der Annahme das sich das aktive Projektmanagement an diese Aufteilung und Struktur hält wird diese neben einer sinnhaften Gliederung des Monitorings dem Prüfenden die Arbeit wesentlich erleichtern.

3.1 Organisation

Plausibilisieren, analysieren und bewerten in Abhängigkeit der Projektphase von:

  • Organisationsformen des Projektes
  • Vorgaben zum Berichtswesen und Umsetzung des Berichtswesen
  • Aufbau und Konzeption des Risikomanagementsystems
  • übergebenen Projektunterlagen und Projektdokumentation
  • Leistungsfähigkeit der verantwortlichen handelnden Personen
  • Änderungsmanagement und Dokumentation
3.2 Verträge / Vergaben

Plausibilisieren, analysieren und bewerten in Abhängigkeit der Projektphase von:

  • Vergabe und Vertragsstrukturen im Hinblick auf die Projektstruktur
  • Versicherungskonzept
  • Projekt- und Werkverträgen auf etwaige Risiken
  • vertraglichen Leistungen zum Budget
  • Abnahmeprozess und Abnahmedurchführung
3.3 Kosten / Bautenstand

Plausibilisieren, analysieren und bewerten in Abhängigkeit der Projektphase von:

  • Budgets, Kostenrahmen, Kostenentwicklung, Forecasting und Kosten mit einem geeigneten und revisionssicheren IT-System
  • Bewertung der Mehr- und Minderkosten, sowie der Reserve (-entwicklung)
3.4 Termine

Plausibilisieren, analysieren und bewerten in Abhängigkeit der Projektphase von:

  • Terminrahmen, Terminmanagement, Terminsteuerung, Terminziele
  • Inbetriebnahme und Umsetzung
  • Vermarkungsterminen
3.5 Qualität / Quantität

Plausibilisieren, analysieren und bewerten in Abhängigkeit der Projektphase von:

  • Bedarfsplanung und des Planstandes inkl. Genehmigungsverfahren
  • technischen Baubeschreibungen gegenüber Darlehensvertrag, Kaufverträgen, Mietverträgen, etc.
  • Mängelmanagement der Prozesse zur Dokumentation und Abarbeitung
  • Vergabe bzw. Dokumentation für Zertifizierungen
  • angegebenen Qualitätsstandards zu neutralen Bewertungskriterien

4) Glossar

AHO         Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e. V.

BelWertV  Verordnung über die Ermittlung der Beleihungswerte von Grundstücken nach § 16 Abs. 1 und 2 des Pfandbriefgesetzes

HGB         Handelsgesetzbuch

HOAI        Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure)

RICS        Royal Institution of Chartered Surveyors

Quellen:

AHO Heft 9 – Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft

(Mai 2014)

AHO Heft 19 – Ergänzende Leistungsbilder im Projektmanagement für die Bau- und Immobilienwirtschaft (Januar 2018)

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